Trong môi trường làm việc/học tập hiện nay — remote hoặc hybrid — các cuộc họp trực tuyến trở thành yếu tố then chốt. Tuy nhiên, chỉ tham gia họp thôi là chưa đủ: cần ghi lại thông tin quan trọng (ai nói gì), tóm tắt nhanh nội dung cuộc họp, và trong môi trường đa ngôn ngữ, cần thông dịch hoặc phụ đề live để đảm bảo mọi người đều hiểu.
Nếu không có giải pháp hỗ trợ, dễ gặp các vấn đề như: người tham dự không nhớ hết nội dung, không thể theo kịp khi đối tác nói tiếng khác, hay phải bỏ thời gian nhiều để ghi tay, “chữa lại” sau cuộc họp.
Những chức năng quan trọng của một giải pháp hỗ trợ họp trực tuyến
Dưới đây là các tiêu chí mà một giải pháp đi kèm họp trực tuyến nên đáp ứng:
Ghi âm / ghi cuộc họp (audio/ video) + chuyển lời nói sang văn bản (transcript)
Tóm tắt tự động: sau cuộc họp có bản tóm tắt, highlight những điểm chính, quyết định, action-item
Phân biệt người nói: biết ai nói gì, dễ tìm lại đoạn nói
Thông dịch / phụ đề live hoặc hậu cuộc họp: hỗ trợ đa ngôn ngữ nếu có tham dự viên nói khác tiếng
Hỗ trợ xuất báo cáo / chia sẻ: chuyển bản ghi/tóm tắt thành email follow-up, tài liệu, wiki, knowledge base
Bảo mật, tuân thủ: vì nhiều cuộc họp sẽ nói về thông tin nhạy cảm
Dễ tích hợp với nền tảng họp đang sử dụng (Zoom, Google Meet, Teams, …)
Tối ưu cho vận hành IT/giảng dạy: dùng được với số lượng lớn người, trong môi trường tổ chức, trường học, doanh nghiệp.
Giải pháp hỗ trợ họp trực tuyến của tổ chức bạn
Với vai trò giảng viên và kỹ sư CNTT vận hành phần mềm/ hệ thống, anh Mr Kai có thể cân nhắc triển khai một trong hai trường hợp sau:
Sử dụng nền tảng họp chính (ví dụ Microsoft Teams) kèm module/thêm tính năng hỗ trợ: ghi âm, transcript, tóm tắt, thông dịch.
Hoặc gắn thêm công cụ chuyên biệt hỗ trợ họp (chẳng hạn Tactiq) vào các nền tảng hiện có để nâng cấp khả năng “ghi & tóm”.
Trong phần tiếp theo, tôi sẽ đi sâu hơn vào hai giải pháp: Microsoft Teams Premium và Tactiq, rồi so sánh để giúp lựa chọn phù hợp.
Bảng so sánh thêm và các giải pháp AI hỗ trợ họp Teams
Giới thiệu sơ lược về giải pháp MS Teams Premium và Tactiq
Microsoft Teams Premium: Là gói mở rộng (add-on) của Microsoft Teams, giúp nâng cấp trải nghiệm họp/triển lãm/webinar bằng các tính năng thông minh hơn, bảo mật hơn.
Tactiq: Là công cụ chuyên biệt về “ghi transcript & tóm tắt cuộc họp” dựa trên AI, hoạt động như phần mở rộng (extension) hoặc tích hợp với Google Meet, Zoom, Teams…
Ghi/tự động chuyển lời nói thành văn bản (transcript)
Có khả năng – ví dụ bản tóm tắt thông minh & chỉ dẫn sau họp.
Chuyên biệt: “live transcripts”, nhận diện người nói, hỗ trợ >30 ngôn ngữ.
Tóm tắt & extract action items
Tính năng “Intelligent meeting recap” giúp tóm tắt cuộc họp, highlight.
Có khả năng tạo summary, follow-up email, dự án update chỉ với 1 click.
Thông dịch / phụ đề đa ngôn ngữ
Hỗ trợ “live translated captions” – dịch phụ đề trong cuộc họp nhiều ngôn ngữ.
Hỗ trợ >30 ngôn ngữ transcript & dịch.
Bảo mật & quản lý cuộc họp
Tăng cường bảo mật: watermark, label nhạy cảm, mã hóa end-to-end trong một số trường hợp.
Công cụ tập trung vào transcription & summary hơn là bảo mật mức tổ chức (vẫn có các cam kết SOC-2)
Tính tích hợp & ứng dụng rộng
Tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Microsoft 365 (nếu tổ chức đã dùng Teams)
Có thể tích hợp với nhiều nền tảng – Zoom, Google Meet, Teams.
Triển khai & tốn kém
Phải là add-on, cần user phải có licence Premium; thường phù hợp với tổ chức lớn.
Thường nhẹ hơn, có bản miễn phí/trial, phù hợp khi chỉ cần “ghi/tóm họp” thêm.
Ưu/nhược điểm – phân tích từ góc nhìn kỹ sư CNTT khi áp dũng cho doanh nghiệp
Microsoft Teams Premium
Ưu điểm:
Tích hợp sâu với hệ thống hiện có nếu tổ chức bạn đang dùng Microsoft 365.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ, recap thông minh, phù hợp cho họp quốc tế hoặc đa chi nhánh.
Bảo mật tốt, quản lý tốt cho doanh nghiệp có nhu cầu cao về tuân thủ.
Nhược điểm:
Chi phí cao hơn (add-on licence) than các công cụ đơn giản.
Nếu chỉ cần “ghi/tóm họp” nhẹ, có thể “vượt mức” so với nhu cầu.
Cơ chế triển khai có thể phức tạp nếu tổ chức chưa dùng đầy đủ Microsoft 365 hoặc chưa có hạ tầng liên quan.
Tactiq
Ưu điểm:
Linh hoạt, dễ tiếp cận, phù hợp khi chỉ muốn nâng khả năng “ghi & tóm họp” nhanh.
Hỗ trợ nhiều nền tảng – nếu tổ chức bạn dùng Zoom/Google Meet, không chỉ Teams.
Tối ưu cho việc ghi chú/tóm tắt/nhanh follow-up, rất phù hợp với giảng viên hoặc các cuộc họp kỹ thuật.
Nhược điểm:
Không có tất cả tính năng bảo mật/quen thuộc với quy mô lớn như Microsoft Premium.
Vì là plug-in/extension (ví dụ Chrome), có thể bị giới hạn nếu người dùng không làm việc qua browser hoặc muốn tích hợp sâu với hệ thống nội bộ.
Không phải là giải pháp “toàn diện họp” như một nền tảng họp đầy đủ + bảo mật doanh nghiệp.
Khi nào nên chọn cái nào
Nếu tổ chức bạn đã dùng Microsoft Teams như nền tảng chính, có nhu cầu họp thường xuyên với nhiều ngôn ngữ, cần quản lý/tuân thủ, muốn “giải pháp một cửa” → chọn Microsoft Teams Premium.
Nếu bạn — với vai trò giảng viên/hệ thống CNTT — chỉ cần tăng khả năng ghi/transcript/tóm tắt cuộc họp (hoặc phối hợp nhiều nền tảng) và muốn chi phí thấp hơn → chọn Tactiq.
Liên hệ tư vấn giải pháp AI hỗ trợ họp trực tuyến
GADITI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm bản quyền & dịch vụ IT cho doanh nghiệp SMB. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên nghiệp, đã qua đào tạo bài bản & được cấp chứng chỉ của Microsoft, chúng tôi có thể giúp bạn mua bản quyền, gia hạn, nâng cấp Microsoft 365 Enterprise E3 với giá tốt nhất và đặc biệt là miễn phí hỗ trợ cài đặt và khắc phục sự cố.
Lợi ích của khách hàng khi mua bản quyền tại GADITI:
Giá License cạnh tranh, chúng tôi giúp khách hàng tối ưu chi phí vận hành nhất có thể, đồng thời đưa ra tư vấn cấp phép bản quyền tốt nhất.
Minh bạch về giá giấy phép bản quyền, miễn phí tư vấn.
Giảm chi phí, tối ưu hệ thống công nghệ doanh nghiệp từ chuyên gia IT.
Đối tác của Microsoft có năng lực được chứng nhận, nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia bảo mật.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GADITI
Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
